Marketing Automation Setup
Manuelle E-Mail-Kampagnen und Anfragen, die im Postfach liegen bleiben, kosten Zeit und Umsatz. Wir richten Ihr Marketing Automation Setup so ein, dass jede Nachricht zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommt, verbunden mit Ihrem CRM und Ihrem Onlineshop.
Automation-Setup besprechen
Newsletter werden von Hand verschickt, neue Kontakte erhalten keine Folgenachricht und Angebote werden nur unregelmäßig nachverfolgt. So gehen Verkaufschancen im Postfach verloren, und jeder zusätzliche Kontakt bedeutet mehr Arbeit für Ihr Team. Marketing-Automatisierung löst dieses Problem. Eine Software verschickt Nachrichten automatisch, sobald ein Kontakt eine bestimmte Handlung setzt, etwa ein Formular ausfüllt, einen Warenkorb abbricht oder länger nicht mehr bestellt. Damit das zuverlässig funktioniert, braucht es ein durchdachtes Marketing Automation Setup aus Strategie, sauberen Daten und verbundenen Systemen. Als Agentur für Marketing Automation mit Sitz in Ried im Innkreis begleiten wir Unternehmen seit über 20 Jahren bei digitalen Projekten. Wir richten Automatisierungen so ein, dass sie Ihr Team im Arbeitsalltag tatsächlich entlasten.
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Was ist ein Marketing Automation Setup?
Ein Marketing Automation Setup ist die strategische und technische Einrichtung aller Grundlagen, die automatisierte, verhaltensbasierte Nachrichten entlang der Customer Journey ermöglichen. Die Customer Journey ist der Weg vom ersten Berührungspunkt bis zum Kauf und darüber hinaus. Im Setup werden Kundendaten aus dem CRM-System, Kommunikationskanäle wie E-Mail und der Onlineshop in einer zentralen Software verknüpft. Dazu kommen die Festlegung der Datenstruktur, die rechtlichen Grundlagen für einen DSGVO-konformen Versand und der Aufbau der ersten Abläufe. Ist das Setup abgeschlossen, reagiert das System auf konkrete Handlungen Ihrer Kontakte statt auf feste Kalender-Mailings. Jede Interaktion löst definierte Auslöser (Trigger) aus. Diese ordnen Kontakte ein, senden passende Informationen und informieren den Vertrieb, sobald eine Kaufabsicht erkennbar wird.
Marketing Automation ohne Insellösungen
Viele Unternehmen starten ein Automatisierungsprojekt mit dem Kauf von Software-Lizenzen, ohne vorher Datenstrukturen und Abläufe festzulegen. Das Ergebnis sind Insellösungen. Das CRM-System tauscht keine Daten mit den Formularen der Website aus, Kundendaten veralten, und Marketing und Vertrieb arbeiten getrennt voneinander. Statt Entlastung entsteht zusätzlicher Aufwand, weil Datensätze von Hand übertragen werden. Ein tragfähiges Marketing Automation Setup verbindet deshalb Strategie, Daten und Kanäle zu einem geschlossenen System. Erst wenn alle Systeme dieselben Kundendaten nutzen, kann die Automatisierung zuverlässig auf das Verhalten Ihrer Kontakte reagieren.
In einem 30-minütigen Erstgespräch bei uns in Ried im Innkreis oder per Videocall prüfen wir Ihre technischen Voraussetzungen. Wir klären, welche Systeme Sie bereits nutzen, wie Ihre Kundendaten vorliegen und welche Abläufe sich automatisieren lassen. Danach wissen Sie, wie ein sinnvoller Fahrplan für Ihr Marketing Automation Setup aussieht.
Marketing Automation Setup mit MONOBUNT
Ein Marketing Automation Setup beginnt nicht mit der Software, sondern mit der Frage, welche Kontakte welche Informationen zu welchem Zeitpunkt brauchen. Darauf aufbauend legen wir fest, welche Daten zwischen Ihren Systemen ausgetauscht werden. Anschließend richten wir die rechtlichen und technischen Grundlagen für den Versand ein. Erst dann werden CRM und Onlineshop angebunden und die eigentlichen E-Mail Flows aufgebaut. Jeder Ablauf wird vor dem Start in einer Testumgebung geprüft. Abgeschlossen wird das Setup mit einer Schulung Ihres Teams und einem Reporting, das die Wirkung jedes Ablaufs sichtbar macht.
Zielgruppen und Customer Journey werden erfasst. Festgelegt wird, welche Daten zwischen CRM, Website und Automation-Software synchronisiert werden.
Einwilligungen werden nachweisbar protokolliert und Ihre Versanddomain authentifiziert, damit E-Mails rechtssicher im Posteingang ankommen.
CRM, Onlineshop und Formulare werden an ActiveCampaign angebunden. Kauf- und Verhaltensdaten stehen für die Segmentierung bereit.
Auf Basis der Datenstruktur entstehen automatisierte Abläufe, von der Willkommensserie bis zur Reaktivierung inaktiver Kunden.
Jeder Ablauf wird in einer Testumgebung geprüft, bevor er für Ihre echten Kontakte freigeschaltet wird.
Ihr Team lernt das System kennen. Ein Dashboard zeigt vom ersten Tag an, wie jeder Ablauf wirkt.
Automation-Strategie und Customer Journey
Vor der technischen Einrichtung steht die Frage, wen Ihre Automatisierung erreichen soll und auf welchem Weg. Dazu erfassen wir Ihre Zielgruppen (Buyer Personas) und bilden die Customer Journey ab, also alle Berührungspunkte vom ersten Kontakt bis zum Kauf. Daraus entsteht ein verbindliches Data-Mapping, also eine Zuordnung der Datenfelder zwischen Ihren Systemen. Es legt fest, welche Standardfelder und individuellen Felder zwischen CRM, Landingpages und der Automation-Software synchronisiert werden. Vor dem Import Ihrer Bestandskontakte werden die Daten bereinigt, damit veraltete oder unvollständige Datensätze nicht in die neuen Abläufe gelangen.
Ein klares Data-Mapping verhindert, dass Ihre Systeme unterschiedliche Stände derselben Kundendaten führen. Es bildet die Grundlage für jede spätere Segmentierung und dafür, dass Automatisierungen auf korrekte Informationen zugreifen. Bereinigte Bestandsdaten sorgen außerdem dafür, dass Ihre ersten Abläufe nicht an veralteten Adressen scheitern.
Zielgruppen definiert
Customer Journey abgebildet
Data-Mapping festgelegt
Bestandsdaten bereinigt
DSGVO-konformes E-Mail-Setup
Wer in Österreich Werbe-E-Mails versendet, braucht eine nachweisbare Zustimmung der Empfänger. Das schreibt § 174 des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021) vor. Wir richten deshalb ein Double-Opt-in-Verfahren ein, also eine Anmeldung mit zusätzlicher Bestätigung per E-Mail. Jede Einwilligung wird nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO lückenlos protokolliert, mit IP-Adresse, Zeitstempel, Formular-URL und dem Text der Einwilligung. Damit Ihre E-Mails im Posteingang und nicht im Spam landen, wird Ihre Versanddomain zusätzlich über die DNS-Standards SPF, DKIM und DMARC authentifiziert.
SPF (Sender Policy Framework) legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain versenden dürfen. DKIM (DomainKeys Identified Mail) signiert jede E-Mail kryptografisch und schützt so vor Fälschungen. DMARC (Domain-based Message Authentication) regelt, was mit E-Mails passiert, deren Prüfung fehlschlägt. Zusätzlich richten wir den Versand nach den Vorgaben von Google und Yahoo aus. Diese verlangen eine Spam-Beschwerderate unter 0,1 Prozent, die Obergrenze liegt bei 0,3 Prozent.
Double-Opt-in eingerichtet
Einwilligungen nachweisbar protokolliert
Versanddomain authentifiziert
Rechtssicherer Versand in Österreich
CRM- und Shop-Anbindung an ActiveCampaign
Damit Automatisierungen auf das tatsächliche Kaufverhalten reagieren, müssen CRM und Onlineshop ihre Daten an die Automation-Software übergeben. Als ActiveCampaign Setup Agentur in Oberösterreich setzen wir dafür bevorzugt ActiveCampaign ein. Das System verbindet eine genaue Segmentierung mit einem flexiblen Baukasten für automatisierte Abläufe. Es bietet fertige Schnittstellen zu Shopware, WooCommerce, Shopify und gängigen CRM-Systemen. Über die ActiveCampaign Shopware Integration sowie die Anbindungen an WooCommerce und Shopify werden Produkt-, Warenkorb- und Kaufdaten in Echtzeit übertragen. Auch Formulare und Landingpages Ihrer Website werden angebunden, damit neue Kontakte ohne Umweg im System landen.
Mit Kauf- und Verhaltensdaten in einem System lassen sich Kontakte genau einteilen, etwa nach gekauften Produkten, Bestellhäufigkeit oder Interessen. Ihre Nachrichten erreichen dadurch nur die Kontakte, für die sie relevant sind. Eingaben müssen nicht doppelt erfolgen, weil Shop, CRM und Automation-Software dieselben Daten nutzen.
CRM angebunden
Shop-Daten in Echtzeit verfügbar
Formulare und Landingpages verbunden
Segmentierung nach Kaufverhalten
Ihre Systeme tauschen keine Daten aus?
Viele Setups scheitern an unvollständigem Data-Mapping und fehlenden Regeln für den Datenaustausch. Wir analysieren Ihre Systemlandschaft und zeigen Ihnen, wie sich Ihre Daten sauber automatisieren lassen.
Technische Potenzial-Analyse anfragenE-Mail Flows und KI-Integration
Auf Basis der Datenstruktur bauen wir die automatisierten Abläufe auf, die sogenannten Workflows oder E-Mail Flows. Ein Workflow legt fest, welche Handlung eines Kontakts welche Nachricht auslöst und was danach passiert. Dazu gehören Willkommensserien, Abläufe nach einem Kauf, die Reaktivierung inaktiver Kontakte und die Begleitung von Interessenten im B2B-Vertrieb. Kontakte werden dabei automatisch mit Merkmalen (Tags) versehen und in Segmente eingeteilt, nach Verhalten, Kaufhistorie oder Interessen. Über Low-Code-Schnittstellen wie Make, die sich ohne aufwendige Programmierung einrichten lassen, können zusätzlich KI-Agenten eingebunden werden. Sie qualifizieren Kontaktdaten vor, analysieren Anfragen oder setzen individuelle Inhaltsbausteine zusammen.
Ihre Kontakte erhalten Nachrichten, die zu ihrem aktuellen Stand passen, statt allgemeiner Rundschreiben. Ihr Team muss Folgenachrichten nicht mehr von Hand planen und verschicken. Mit wachsender Kontaktzahl steigt der Aufwand deshalb kaum, weil die Abläufe selbstständig weiterlaufen.
E-Mail Flows aufgebaut
Tags und Segmente angelegt
KI-Bausteine nach Bedarf eingebunden
Automation-Tests vor dem Go-live
Bevor eine Automatisierung live geht, durchläuft sie eine Qualitätssicherung. In einer isolierten Testumgebung (Sandbox) prüfen wir sämtliche Verzweigungen eines Ablaufs. Dazu gehören Ausschlussregeln (Exit-Conditions), die einen Kontakt etwa nach einem Kauf aus einer Erinnerungsserie nehmen. Außerdem werden Frequenz-Obergrenzen (Frequency Capping) getestet. Sie legen fest, wie viele E-Mails ein Kontakt in einem bestimmten Zeitraum höchstens erhält. Erst wenn alle Abläufe fehlerfrei funktionieren, werden sie für Ihre echten Kontakte freigeschaltet.
Die Tests verhindern fehlerhafte Mehrfach-E-Mails und Nachrichten an Kontakte, die bereits gekauft haben. Das schützt den Ruf Ihrer Marke und die Zustellbarkeit Ihrer Domain. Ihr Team startet mit Abläufen, auf die es sich verlassen kann.
Verzweigungen geprüft
Ausschlussregeln getestet
Versandfrequenz begrenzt
E-Mail Flows live
Team-Schulung und Automation-Reporting
Nach dem Go-live lernt Ihr Team das System in einer persönlichen Schulung kennen, auf Wunsch direkt bei Ihnen vor Ort in Oberösterreich. Klare Arbeitsanleitungen (Standard Operating Procedures, kurz SOPs) halten fest, wie wiederkehrende Aufgaben im System erledigt werden. Vom ersten Tag an steht außerdem ein Reporting-Dashboard zur Verfügung, das alle wichtigen Kennzahlen übersichtlich abbildet. Gemessen werden neben Öffnungs- und Klickraten vor allem die Conversion Rate je Ablauf, also der Anteil der Kontakte, die das gewünschte Ziel erreichen. Dazu kommen die Durchlaufzeiten im Verkaufsprozess und die Qualität der gewonnenen Leads.
Ein Team, das sicher mit dem System arbeitet, nutzt es auch im Alltag. Das Reporting zeigt, welche Abläufe wirken und wo nachgeschärft werden sollte. So lässt sich das Setup laufend verbessern und um weitere Abläufe erweitern.
Team geschult
SOPs übergeben
Dashboard eingerichtet
Kennzahlen je Flow sichtbar
E-Mail Flows in der Praxis
Welche E-Mail Flows sich für ein Unternehmen lohnen, hängt vor allem vom Geschäftsmodell ab. Im B2B-Vertrieb geht es darum, Interessenten über lange Entscheidungswege zu begleiten und kaufbereite Kontakte rechtzeitig an den Vertrieb zu übergeben. Im Onlineshop zählen dagegen Abläufe, die direkt an Warenkorb, Kauf und Bestellhäufigkeit anknüpfen. Aus über 20 Jahren Arbeit an digitalen Projekten wissen wir, dass nicht die Zahl der Automatisierungen entscheidet, sondern ob sie zu den tatsächlichen Prozessen im Unternehmen passen. Auf diese Erfahrung stützen sich die folgenden E-Mail Flows, getrennt nach B2B-Vertrieb und Onlineshop.
Lead Nurturing im B2B-Vertrieb
Im B2B-Vertrieb sind die Entscheidungswege zwischen erster Anfrage und Auftrag oft lang. Lead Nurturing begleitet Interessenten in dieser Zeit mit passenden Informationen, ohne dass Ihr Vertrieb jeden Kontakt einzeln nachverfolgen muss. Neue Kontakte erhalten zunächst eine Willkommensserie, die schrittweise Fachwissen vermittelt. Ein integriertes Lead Scoring bewertet dabei das Verhalten jedes Kontakts mit Punkten. Erreicht die Punktzahl einen festgelegten Schwellenwert, gilt der Kontakt als kaufbereit. Er wird dann automatisch samt Verlauf an den Vertrieb übergeben. Marketing Automation funktioniert damit auch für B2B-Unternehmen ohne Onlineshop.
E-Commerce-Flows für Onlineshops
Im Onlineshop entstehen täglich Situationen, in denen eine rechtzeitige Nachricht den Ausschlag gibt. Typische Beispiele sind ein abgebrochener Warenkorb, ein abgeschlossener Kauf oder ein Kunde, der länger nicht bestellt hat. Für diese Situationen lassen sich E-Mail Flows einrichten, die automatisch reagieren und ungenutztes Umsatzpotenzial heben. Grundlage sind die Kauf- und Warenkorbdaten aus Shopware, WooCommerce oder Shopify, die über die Shop-Anbindung in ActiveCampaign vorliegen. Drei Abläufe haben sich im E-Commerce besonders bewährt.
01
E-Mail bei WarenkorbabbruchErinnert Nutzer zeitnah an Produkte, die sie in den Warenkorb gelegt, aber nicht bestellt haben, und führt sie zurück in den Bestellprozess.
02
Post-Purchase und Cross-SellingSendet nach dem Kauf automatisch Pflegehinweise zum Produkt sowie passende Produktempfehlungen.
03
Reaktivierung inaktiver KundenErkennt Kunden, die seit mehreren Monaten nicht bestellt haben, und spricht sie gezielt wieder an (Win-Back).
MONOBUNT: Ihr Partner für Marketing Automation
Als Agentur mit Sitz in Ried im Innkreis begleiten wir seit über 20 Jahren Unternehmen bei digitalen Projekten, von der Strategie bis zur technischen Umsetzung. Bei einem Marketing Automation Setup haben Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihre Systeme und Abläufe von der Customer Journey bis zum Go-live kennt. Workshops und Schulungen finden auf Wunsch direkt bei Ihnen vor Ort in Oberösterreich statt, Kunden in ganz Österreich betreuen wir ebenso per Videocall. Als Partner von ActiveCampaign kennen wir das System aus der täglichen Arbeit. Weil Automatisierung eng mit CRM und Onlineshop zusammenhängt, betrachten wir sie als Teil unseres Kompetenzbereichs Marketing Automation und CRM und nicht als isoliertes Werkzeug.
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Ob Sie erstmals automatisierte E-Mails versenden oder bestehende Tools zu einem funktionierenden System verbinden möchten: Schildern Sie uns kurz Ihre Ausgangslage. Wir melden uns persönlich bei Ihnen, vor Ort in Ried im Innkreis oder per Videocall. Im Gespräch klären wir Ihre technischen Voraussetzungen, Ihre Datenlage und die ersten Abläufe, die sich für Ihr Unternehmen lohnen.
Häufige Fragen zur Marketing Automation
Was ist ein Marketing Automation Setup?
Ein Marketing Automation Setup ist die strategische und technische Einrichtung aller Grundlagen, die automatisierte, verhaltensbasierte Nachrichten ermöglichen. Dabei werden Kundendaten aus dem CRM-System, E-Mail und Onlineshop in einer zentralen Software verknüpft. Bei MONOBUNT umfasst es Strategie und Data-Mapping, DSGVO-Setup, CRM- und Shop-Anbindung, E-Mail Flows, Tests sowie Schulung und Reporting.
Wie wird Marketing Automation mit dem CRM-System verbunden?
Das CRM-System wird über eine Schnittstelle an die Automation-Software angebunden. Ein vorher festgelegtes Data-Mapping bestimmt, welche Felder zwischen CRM, Landingpages und Automation-Software synchronisiert werden, damit alle Systeme mit denselben Kundendaten arbeiten.
Funktioniert Marketing Automation auch für B2B-Unternehmen ohne Onlineshop?
Ja. B2B-Unternehmen nutzen Marketing Automation für Lead-Nurturing-Strecken, die Interessenten über lange Entscheidungswege mit passenden Informationen begleiten. Ein Lead Scoring erkennt kaufbereite Kontakte und übergibt sie automatisch an den Vertrieb.
Wie werden E-Mails DSGVO-konform versendet, ohne im Spam zu landen?
Die DSGVO-Konformität wird durch ein Double-Opt-in mit nachweisbarer Protokollierung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO sichergestellt. Für eine hohe Zustellbarkeit sorgt die Authentifizierung der Versanddomain über SPF, DKIM und DMARC.
Gibt es persönliche Ansprechpartner vor Ort in Oberösterreich?
Ja. MONOBUNT sitzt in Ried im Innkreis und arbeitet seit über 20 Jahren an digitalen Projekten. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Workshops und Schulungen finden auf Wunsch direkt in Ihrem Betrieb in Oberösterreich oder per Videocall statt.
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