Software-Implementierung und Customization

Neue Software entlastet Ihr Team nur, wenn sie zu Ihren Abläufen passt. Wir richten ERP, CRM, Onlineshop und Helpdesk passend zu Ihren Prozessen ein, übernehmen Ihre Daten und verbinden die Systeme über Schnittstellen. Nach dem Go-live passen wir die Begleitung an Ihr Projekt und den Bedarf Ihres Teams an.

Implementierung besprechen

Software-Implementierung: Projektplan, Datenmigration und Go-live-Check

Eine Software-Implementierung mit individuellem Customizing sorgt dafür, dass neue Unternehmenssoftware tatsächlich zu den Abläufen im Betrieb passt. Im Zuge der digitalen Transformation führen viele Unternehmen neue Software ein, um Abläufe zu vereinfachen und Daten an einer Stelle zusammenzuführen. Für nahezu jede Aufgabe gibt es heute passende Programme, ob für Warenwirtschaft, Vertrieb, Onlineshop oder Kundenservice. Im Standard bilden diese Lösungen jedoch meist nur einen Teil dessen ab, was ein Unternehmen im Alltag braucht. Wird eine Software unverändert übernommen, müssen sich die eigenen Abläufe nach dem System richten, oder das Team arbeitet mit Excel-Listen und Umwegen weiter. Neben der sauberen Einrichtung braucht es deshalb auch die Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Wir implementieren neue Software und passen sie gezielt an Ihre Prozesse an. Als Agentur mit Sitz in Ried im Innkreis begleiten wir Unternehmen seit über 20 Jahren bei digitalen Projekten und kennen aus dieser Erfahrung die Stellen, an denen Standardsoftware an ihre Grenzen stößt.

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Was ist Software-Implementierung?

Software-Implementierung bezeichnet die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware, von der technischen Einrichtung über die Anpassung an die eigenen Abläufe bis zur Nutzung im Arbeitsalltag. Am Anfang steht die Grundkonfiguration, also die Festlegung von Benutzerrollen und Zugriffsrechten. Darauf folgt die Anpassung der Software (Customization oder Customizing) an die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Zur Implementierung gehören außerdem die Übernahme bestehender Daten und die Anbindung an Systeme, die bereits im Einsatz sind. Ziel ist eine Software, in der Abläufe ohne Medienbrüche funktionieren, also ohne dass Informationen zwischen zwei Systemen von Hand übertragen werden müssen.

Implementierung und Customization im Vergleich

Innerhalb einer Software-Implementierung lassen sich zwei Arbeitsbereiche unterscheiden, die Einrichtung und die Customization. Die Einrichtung macht eine Software technisch einsatzbereit, mit Grundkonfiguration, Datenübernahme und Anbindung an bestehende Systeme. Customization bezeichnet die Anpassung der Software an die individuellen Abläufe eines Unternehmens, die über die Standardeinstellungen des Herstellers hinausgeht. Dazu zählen etwa zusätzliche Datenfelder, angepasste Arbeitsabläufe oder eigene Regeln für Automatisierungen. Die Customization bestimmt, wie gut die Software zu den Arbeitsweisen im Unternehmen passt. Für den Nutzen im Alltag ist sie damit der wichtigste Teil der Implementierung. Erst die Anpassung an die tatsächlichen Bedürfnisse sorgt dafür, dass sich Teams nicht auf die Software einstellen müssen. Je stärker die eigenen Abläufe vom Standard abweichen, desto größer ist der Anteil der Customization am Gesamtprojekt.

Pflichtenheft für die Software-Implementierung

Ein Pflichtenheft beschreibt verbindlich, was eine Software nach der Implementierung leisten soll und wie die Anforderungen umgesetzt werden. In der Praxis gilt es als bewährte Grundlage für jede Software-Einführung. Eine Software lässt sich zwar auch ohne Pflichtenheft einführen. Anforderungen werden dann aber oft erst während der Umsetzung sichtbar, und das Ergebnis passt nur teilweise zu den Abläufen im Unternehmen. Deshalb werden die bestehende Systemlandschaft und die künftigen Abläufe im Vorfeld durchdacht: Welche Aufgaben soll die Software übernehmen, wie wird sie eingerichtet und an welchen Stellen muss sie angepasst werden? Die Antworten fließen gemeinsam mit den zu übernehmenden Daten und den nötigen Schnittstellen in das Pflichtenheft ein. Es bildet außerdem die Grundlage für den Zeitplan und für die spätere Abnahme der Software. Die Analyse der Abläufe, auf der das Pflichtenheft aufbaut, ist Teil einer Beratung zur digitalen Transformation.

Passt Ihre Software zu Ihren Abläufen?

Sie planen eine neue Software, oder Ihr bestehendes System passt nicht mehr zu Ihrem Betrieb? Erzählen Sie uns, welche Aufgaben die Software übernehmen soll und wo im Alltag heute Zeit verloren geht. Wir zeigen Ihnen, welche Anpassungen sinnvoll sind und wie ein erster Schritt für Ihr Projekt aussieht.

Förderungen für digitale Transformation

Für Projekte der digitalen Transformation stehen Unternehmen in Österreich verschiedene Förderprogramme offen. Ein bekanntes Beispiel ist das Programm KMU.DIGITAL, das Zuschüsse für Beratungs- und Umsetzungsleistungen vergibt. Gefördert werden dabei unter anderem Vorhaben zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und zur IT-Sicherheit. Ergänzend bieten die Bundesländer eigene Förderungen an, in Oberösterreich etwa Landesförderungen für Digitalisierungsprojekte. Welche Förderung infrage kommt, hängt vom konkreten Vorhaben und vom Standort des Unternehmens ab. Sinnvoll ist es deshalb, mögliche Förderungen bereits bei der Planung eines Software-Projekts zu prüfen.

Software-Implementierung mit MONOBUNT

Wie umfangreich eine Software-Implementierung bei MONOBUNT ausfällt, hängt von Ihrem Vorhaben ab. Manche Unternehmen führen ein vollständiges ERP-System ein, andere ergänzen ein bestehendes System um einzelne Funktionen. Wieder andere benötigen nur eine Schnittstelle zwischen Onlineshop und Buchhaltung. Unabhängig vom Umfang liegt der Schwerpunkt auf der Customization. Sie entscheidet darüber, ob eine Software die Abläufe in Ihrem Betrieb wirklich unterstützt. Den Projektumfang legen wir deshalb gemeinsam mit Ihnen fest und richten Einrichtung und Anpassung an Ihren Anforderungen aus. Jedes Projekt setzt sich so individuell aus den folgenden Leistungsbereichen zusammen, von der Grundeinrichtung über die Datenmigration bis zu Schnittstellen und Tests vor dem Go-live.

Ihr nächster Schritt

Software-Implementierung und Customizing setzen wir mit verschiedenen Softwarelösungen um. Dazu gehören Systeme für ERP und Warenwirtschaft, Lösungen für den E-Commerce, Software für Marketing Automation und CRM sowie Helpdesk-Systeme für den Kundenservice. Welche Lösung zu Ihrem Vorhaben passt, richtet sich nach Ihren Anforderungen und Ihrer bestehenden Systemlandschaft.

Unsere Technologien

Plattformen, Shopsysteme und Tools, mit denen wir arbeiten.

Unsere Softwarelösungen

ERP, E-Commerce, Marketing Automation, CRM und Helpdesk im Überblick.

Software-Einrichtung und Customizing

Software-Einrichtung und Customizing betreffen Unternehmen, die eine neue Software einführen und von Beginn an auf ihre Abläufe zuschneiden möchten, ebenso wie Unternehmen, deren bestehendes System mit dem Betrieb nicht mitgewachsen ist. Statt auf ein anderes Programm zu wechseln, wird die Software so angepasst, dass sie neue Aufgaben, Standorte oder Abläufe abbildet. Für MONOBUNT ist Customizing der Kern jeder Software-Implementierung. Aus der täglichen Arbeit mit den Systemen wissen wir, was sich über Einstellungen lösen lässt und wo eine individuelle Anpassung nötig ist.

Grundlage dafür sind die Anforderungen aus dem Pflichtenheft. Auf dieser Basis passen wir Eingabemasken, Freigabeprozesse und Benachrichtigungen so an, dass sie der Arbeitsweise Ihres Teams folgen und nicht den Voreinstellungen des Herstellers. Damit jede Abteilung mit genau den Informationen arbeitet, die sie braucht, legen wir außerdem Benutzerrollen und Zugriffsrechte fest. Sensible Unternehmensdaten bleiben so geschützt.

Pflichtenheft im System umgesetzt

Eingabemasken und Freigaben angepasst

Routineaufgaben automatisiert

Rollen und Rechte vergeben

ERP- und CRM-Datenmigration

Eine Datenmigration steht bei jeder Einführung eines ERP- oder CRM-Systems an, ebenso beim Wechsel von einer älteren Software. Kunden-, Artikel- und Auftragsdaten liegen oft über Jahre verteilt in Excel-Listen oder einem Vorgängersystem und sind unterschiedlich gepflegt. Werden sie ungeprüft übernommen, setzen sich Fehler und Dubletten im neuen System fort. Wir übertragen deshalb nicht nur die Daten, sondern sorgen auch für ihre Qualität.

Dafür sichten wir zunächst alle Quellen und legen fest, welche Daten im neuen System gebraucht werden. Anschließend bereinigen wir die Datensätze, führen Dubletten zusammen und ordnen sie den Feldern des neuen Systems zu. Bevor der gesamte Bestand übernommen wird, zeigt eine Testmigration, ob alle Datensätze vollständig und korrekt ankommen.

Altdaten bereinigt, ohne Dubletten

Datenstruktur abgestimmt

Übernahme in Testmigrationen geprüft

Historische Daten verfügbar

API-Integration für Software

Eine API-Integration lohnt sich überall dort, wo mehrere Programme nebeneinander laufen und keine Daten miteinander austauschen. Über Schnittstellen werden Bestellungen, Lagerstände oder Rechnungsdaten automatisch zwischen den Systemen übertragen, statt sie abzutippen oder zu exportieren. Die Entwicklung solcher Schnittstellen gehört zu unserer täglichen Arbeit, vom einfachen Datenabgleich bis zur Anbindung mehrerer Systeme an eine zentrale Warenwirtschaft.

Als API Integration Agentur verbinden wir dabei vor allem Onlineshop und Warenwirtschaft, CRM und Marketing-Tools sowie ERP und Buchhaltung. Für die Buchhaltung binden wir auch österreichische Standardsysteme wie BMD, RZL oder FinanzOnline an. Bei Onlineshops entscheiden saubere Shop-Systemintegrationen darüber, ob Artikeldaten, Bestände und Kundendaten in allen Systemen auf demselben Stand sind.

Datenaustausch automatisiert

Buchhaltungsdaten ohne manuelle Übertragung

Keine doppelte Datenerfassung mehr

Schnittstellen dokumentiert

Ihre Systeme sollen zusammenarbeiten?

Erzählen Sie uns, mit welchen Programmen Ihr Team heute arbeitet. Sie erfahren, welche Verbindungen sich für Ihren Betrieb lohnen und wie die Umsetzung aussehen kann.

Schnittstellen besprechen

Technisch erfolgt der Datenaustausch über eine API (Application Programming Interface), eine Programmierschnittstelle, über die Systeme Daten in Echtzeit oder in festgelegten Abständen austauschen. Für viele Systeme gibt es dafür vorgefertigte Standard-Schnittstellen, die sich schnell einrichten lassen. Sie stoßen jedoch an Grenzen, sobald eigene Datenfelder, Sonderprozesse oder Buchhaltungssysteme angebunden werden sollen. In diesen Fällen entwickeln wir eine individuelle API-Integration, die auf Ihre Systeme zugeschnitten ist. Welche Variante zu Ihrem Vorhaben passt, klären wir bereits in der Analyse anhand der folgenden Kriterien.

Kriterium

Standard-Schnittstelle

Individuelle API-Integration

Funktionsweise

Standard-Schnittstelle

Verbindet zwei Standardsysteme über vordefinierte Felder.

Individuelle API-Integration

Eigene Schnittstellenarchitektur, zugeschnitten auf die beteiligten Systeme.

Flexibilität

Standard-Schnittstelle

Gering. Individuelle Felder und komplexe Regeln lassen sich kaum übertragen.

Individuelle API-Integration

Hoch. Anpassbar an eigene Datenstrukturen und Sonderprozesse.

Einsatzbereich

Standard-Schnittstelle

Einfache Standardabläufe, etwa Onlineshop und Zahlungsanbieter.

Individuelle API-Integration

Gewachsene Systemlandschaften, Eigenentwicklungen, ERP oder Buchhaltung wie BMD und RZL.

Aufwand

Standard-Schnittstelle

Geringer Einrichtungsaufwand, häufig laufende Gebühren für Plugins.

Individuelle API-Integration

Einmaliger Entwicklungsaufwand, die Schnittstelle wird Teil der eigenen Systemlandschaft.

Softwaretests vor dem Go-live

Bevor die Software in den Echtbetrieb geht, durchläuft sie mehrere Testrunden. Neben Funktionstests der einzelnen Abläufe und Schnittstellen prüfen wir, wie sich das System unter höherer Last verhält. Im Abnahmetest (User Acceptance Testing, kurz UAT) spielen die künftigen Hauptanwender aus Ihrem Team reale Arbeitssituationen im neuen System durch. Dabei zeigt sich, ob Eingabemasken, Freigaben und Datenflüsse im Alltag so funktionieren wie geplant. Erst wenn alle Abläufe fehlerfrei laufen, wird das System für den Produktivbetrieb freigegeben.

Funktionen und Schnittstellen geprüft

Belastbarkeit getestet

Abnahme durch Ihre Hauptanwender

Freigabe für den Produktivbetrieb

Go-live-Begleitung und Hypercare

In den ersten Wochen nach dem Go-live tauchen Sonderfälle auf, die in keinem Test vorkamen, Anwender haben Rückfragen und Schnittstellen brauchen eine Feinjustierung. Die intensive Betreuung in dieser Phase wird als Hypercare bezeichnet. Wie lange und in welchem Umfang wir Ihr Team darin begleiten, richtet sich nach Größe und Komplexität Ihres Projekts. Praxisnahe Schulungen und eine Dokumentation der Konfiguration sorgen dafür, dass Ihr Team das System danach selbstständig nutzt.

Priorisierter Support

Anpassungen im Betrieb umgesetzt

Team praxisnah geschult

Konfiguration und Schnittstellen dokumentiert

MONOBUNT: Ihr Partner für Software-Implementierung

Seit über 20 Jahren arbeiten wir an digitalen Projekten für Unternehmen in Oberösterreich und ganz Österreich. Als Agentur für Software-Implementierung und API-Integration bringen wir zwei Dinge zusammen: das Verständnis dafür, wie Vertrieb, Lager, Kundenservice und Buchhaltung ineinandergreifen, und die technische Umsetzung. Pflichtenheft, Customizing, Datenmigration und Schnittstellen liegen dabei in einer Hand, sodass die Abstimmung zwischen mehreren Dienstleistern entfällt. Durch Partnerschaften mit Softwareherstellern wie Odoo und Freshworks kennen wir die Systeme, die wir einsetzen, aus der täglichen Projektarbeit. Workshops zur Aufnahme Ihrer Abläufe finden auf Wunsch direkt in Ihrem Betrieb statt, damit wir Prozesse dort kennenlernen, wo sie tatsächlich ablaufen.

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Ob neues ERP-System, Anbindung von BMD oder RZL oder eine einzelne Schnittstelle zwischen Shop und Warenwirtschaft: Schildern Sie uns kurz Ihr Vorhaben. Wir melden uns persönlich bei Ihnen und besprechen Anforderungen, Ablauf und mögliche Förderungen für Ihr Projekt.

Häufige Fragen zur Software-Implementierung

Was umfasst eine Software-Implementierung?

Eine Software-Implementierung umfasst die Einrichtung einer Unternehmenssoftware, ihre Anpassung an die eigenen Abläufe, die Übernahme bestehender Daten und die Anbindung an vorhandene Systeme. Bei MONOBUNT gehören außerdem Tests mit den künftigen Anwendern, der Go-live mit anschließender Begleitung (Hypercare) sowie Schulung und Dokumentation dazu.

Was ist der Unterschied zwischen Software-Implementierung und Customization?

Die Software-Implementierung umfasst die gesamte Einführung einer Software, von der Einrichtung über die Datenübernahme bis zur Anbindung an bestehende Systeme. Customization ist ein Teil davon und bezeichnet die Anpassung der Software an die individuellen Abläufe eines Unternehmens, etwa durch zusätzliche Datenfelder, angepasste Arbeitsabläufe oder eigene Automatisierungsregeln. Auch eine bereits eingesetzte Software lässt sich auf diese Weise an neue Anforderungen anpassen, ohne das System zu wechseln.

Braucht eine Software-Implementierung ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft ist keine Voraussetzung, gilt in der Praxis aber als bewährte Grundlage jeder Software-Einführung. Es legt fest, welche Aufgaben die Software übernehmen soll, wie sie eingerichtet und an welchen Stellen sie angepasst wird. Ohne Pflichtenheft werden Anforderungen oft erst während der Umsetzung sichtbar. Zudem bildet es die Grundlage für Zeitplan und Abnahme.

Wann reicht eine Standard-Schnittstelle, wann braucht es eine API-Integration?

Eine Standard-Schnittstelle reicht, wenn zwei Standardsysteme über vordefinierte Felder verbunden werden, etwa ein Onlineshop mit einem Zahlungsanbieter. Eine individuelle API-Integration ist sinnvoll, sobald eigene Datenfelder, Sonderprozesse oder Buchhaltungssysteme wie BMD und RZL angebunden werden sollen.

Lassen sich BMD, RZL oder FinanzOnline an andere Systeme anbinden?

Ja. Über individuelle Schnittstellen lassen sich österreichische Standardsysteme wie BMD, RZL oder FinanzOnline mit ERP-System oder Onlineshop verbinden. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden dann ohne manuelle Zwischenschritte übertragen.

Was passiert bei der Datenmigration mit unseren bestehenden Daten?

Daten aus Excel-Tabellen, alten Datenbanken oder Vorgängersystemen werden vor der Übernahme analysiert, bereinigt und von Dubletten befreit. Mit Testmigrationen wird vorab geprüft, ob alle Datensätze vollständig und korrekt im neuen System ankommen.

Was ist eine Hypercare-Phase nach dem Go-live?

Eine Hypercare-Phase ist ein Zeitraum mit intensiver Betreuung direkt nach dem Start einer neuen Software. Wie lange sie dauert, richtet sich bei MONOBUNT nach Größe und Komplexität des Projekts. Entwickler und Berater beheben Fehler mit priorisierten Reaktionszeiten, justieren Schnittstellen nach und begleiten die Anwender, bis der Regelbetrieb stabil läuft.

Gibt es Förderungen für Software-Implementierungen in Österreich?

Ja. Für Projekte der digitalen Transformation gibt es in Österreich Förderprogramme wie KMU.DIGITAL, das Zuschüsse für Beratungs- und Umsetzungsleistungen vergibt. Ergänzend bieten die Bundesländer eigene Förderungen an, in Oberösterreich etwa Landesförderungen für Digitalisierungsprojekte. Welche Förderung infrage kommt, hängt vom Vorhaben und vom Standort des Unternehmens ab.