Shop-Systemintegrationen
Wenn Bestellungen von Hand ins ERP übertragen und Lagerstände manuell abgeglichen werden, entstehen Fehler und unnötiger Aufwand. Wir verbinden Ihren Onlineshop mit ERP, CRM, PIM und Kassensystem, damit Daten automatisch zwischen den Systemen fließen.
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Mit steigenden Bestellzahlen wächst der Aufwand, wenn Daten zwischen Webshop und Warenwirtschaft von Hand übertragen werden. Mitarbeitende tippen Bestelldaten ins ERP-System, gleichen Lagerstände ab und legen Kundenadressen separat im CRM an. Dabei entstehen vermeidbare Fehler, Versandverzögerungen und unnötige Prozesskosten. Eine Shop-Systemintegration verbindet diese getrennten Programme über automatisierte Schnittstellen zu einer durchgängigen Systemlandschaft. Bestellungen, Bestände und Stammdaten werden dann ohne manuellen Zwischenschritt übertragen. Als Digitalagentur mit Sitz in Ried im Innkreis begleiten wir Unternehmen seit über 20 Jahren bei digitalen Projekten, auch im Bereich E-Commerce und Webshops. Dabei richten wir Schnittstellen so ein, dass sie auch bei wachsenden Bestellzahlen zuverlässig arbeiten.
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Was ist eine Shop-Systemintegration?
Eine Shop-Systemintegration ist die automatisierte Verbindung eines Webshops mit den kaufmännischen Systemen eines Unternehmens. Angebunden werden Shopsysteme wie Shopware, Shopify oder WooCommerce. Ihre Daten fließen in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) für Warenwirtschaft und Buchhaltung und in das CRM-System (Customer Relationship Management) für Kundendaten. Dazu kommen ein PIM-System (Produktinformationsmanagement) für Produktdaten oder das Kassensystem (POS, Point of Sale) in der Filiale. Ohne automatisierte Schnittstellen bleiben Informationen in getrennten Systemen, sogenannten Datensilos. Die Folge sind doppelte Datenpflege, abweichende Lagerbestände auf verschiedenen Vertriebskanälen und im schlimmsten Fall Überverkäufe. Werden Stammdaten, Bestände und Aufträge automatisch übertragen, laufen diese Abläufe ohne manuelle Eingriffe im Hintergrund.
Datenhoheit zwischen Shop und ERP
Ob eine Webshop-Integration zuverlässig funktioniert, hängt von der genauen Festlegung der Datenhoheit ab. Für jedes Datenfeld wird verbindlich bestimmt, welches System die führende Datenquelle ist (Single Source of Truth). Werden Artikelpreise und Produktdaten zum Beispiel im ERP-System gepflegt, überträgt die Schnittstelle sie automatisch an den Webshop. Umgekehrt ist der Webshop das führende System für eingehende Bestellungen, die zur Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung direkt an das ERP gehen. So überschreiben sich die Systeme nicht gegenseitig, und widersprüchliche Datenstände werden vermieden. Bei Lagerbeständen kommen kurze Synchronisationsintervalle, die Berücksichtigung reservierter Mengen und kleine Sicherheitsbestände dazu. So werden keine Artikel verkauft, die nicht mehr vorrätig sind.
Datenobjekt
Führendes System
Zielsysteme
Abgleich
Artikelstammdaten und Preise
Führendes System
ERP oder PIM (z. B. BMD, Odoo, Akeneo)
Zielsysteme
Webshop, Marktplätze
Abgleich
Nahezu Echtzeit, ereignisgesteuert
Lagerbestände
Führendes System
ERP bzw. Warenwirtschaft
Zielsysteme
Webshop, Kassensystem
Abgleich
Echtzeit
Bestellungen und Aufträge
Führendes System
Webshop (z. B. Shopware, Shopify)
Zielsysteme
ERP, Logistik
Abgleich
Sofort bei Bestellabschluss
Kundenstammdaten
Führendes System
CRM oder ERP
Zielsysteme
Webshop
Abgleich
Bei Registrierung
Bestellungen, die von Hand ins ERP übertragen werden, Lagerstände, die abgeglichen werden müssen, oder Kundendaten in zwei Systemen: In einem Erstgespräch per Videocall sehen wir uns an, wo bei Ihnen heute Daten doppelt gepflegt werden. Wir klären, welches System für welche Daten führend sein soll und ob eine direkte Anbindung oder eine Middleware sinnvoll ist. Danach wissen Sie, wie ein realistischer Fahrplan für Ihre Shop-Systemintegration aussieht.
Typische Systemanbindungen für Onlineshops
In der Praxis steht die Verbindung zwischen Webshop und ERP- oder Warenwirtschaftssystem im Mittelpunkt, dem kaufmännischen Herzstück eines Handels- oder Industrieunternehmens. Neben internationalen Standardlösungen wie SAP, Microsoft Dynamics 365, Xentral oder JTL liegt ein Schwerpunkt auf der Software-Landschaft in Österreich, vor allem BMD und Odoo. Wer zum Beispiel Shopware und Odoo verbinden möchte, braucht dabei eine andere Schnittstelle als bei einer Anbindung an BMD. Dazu kommt häufig die Anbindung an das CRM-System, damit Vertrieb und Kundenservice mit denselben Kundendaten arbeiten. Ist noch kein CRM im Einsatz, lässt sich die Integration mit einer CRM-Einführung verbinden. Bei umfangreichen Sortimenten übernimmt ein PIM-System die Produktdaten, Händler mit Filialen binden zusätzlich ihr Kassensystem an.
ERP und Warenwirtschaft
Bestellungen landen ohne erneute Eingabe im ERP, Stammdaten und Preise bleiben im Shop automatisch aktuell. An BMD (NTCS und 5.5) gehen Bestellungen als fertige Buchungs- oder Auftragsbelege, mit Odoo werden Artikel, Varianten, B2B-Preislisten und Lagerstände in Echtzeit abgeglichen.
CRM und Kundendaten
Sobald eine Bestellung eingeht, werden Kontaktdaten, Kaufhistorie und Präferenzen ins CRM übertragen. Vertrieb und Kundenservice sehen direkt im CRM, was ein Kunde wann gekauft hat, und Kunden werden nicht doppelt angelegt.
PIM und Produktdaten
Ein PIM-System wie Akeneo oder Contentful ist die zentrale Quelle für Produkttexte, Übersetzungen, technische Merkmale und Mediendaten. Änderungen werden einmal gepflegt und einheitlich an Shop, Marktplätze und weitere Kanäle übertragen.
Kassensystem und Filiale
Wird ein Produkt im Geschäft verkauft, aktualisiert sich der Bestand sofort im Onlineshop. Kassensystem, ERP und Webshop arbeiten mit einer zentralen Bestandsführung, Doppelverkäufe über beide Kanäle werden so vermieden.
Für Unternehmen in Österreich ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein zentrales Qualitätsmerkmal, sobald Kundendaten zwischen Shop und CRM übertragen werden. Marketing-Einwilligungen (Opt-ins), Löschanfragen und Kundenstammdaten werden bei der Synchronisation rechtssicher verarbeitet. Abgesichert wird die Verarbeitung durch vollständige Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).
Shop-Anbindung per API oder Middleware
Für die technische Umsetzung einer Shop-Systemintegration gibt es zwei grundlegende Ansätze. Bei der direkten Anbindung tauschen zwei Systeme ihre Daten unmittelbar über eine Programmierschnittstelle (API, Application Programming Interface) aus, etwa über eine REST-API. Bei einer Middleware verbindet eine eigene Zwischenschicht alle beteiligten Systeme, zum Beispiel die Integrationsplattform SyncSpider. Als ERP-Shop-Middleware entkoppelt sie die Systeme voneinander und verwaltet Datenflüsse, Feldzuordnungen, Umwandlungsregeln, Warteschlangen und Fehlerprotokolle an einer zentralen Stelle. Welcher Ansatz passt, hängt von der Zahl der Systeme und Vertriebskanäle sowie von den Sonderregeln im Datenaustausch ab.
Kriterium
Direkte API-Anbindung
Middleware-Plattform
Geeignet für
Direkte API-Anbindung
Einfache Systemlandschaften mit genau zwei Systemen, z. B. ein Shop und ein ERP
Middleware-Plattform
Handel über mehrere Kanäle, B2B-Shops, mehrere Lagerstandorte und Marktplätze
Vorteile
Direkte API-Anbindung
Schlank, geringe Anfangskosten, direkter Datenaustausch ohne Zwischeninstanz
Middleware-Plattform
Systeme entkoppelt, alle Datenflüsse, Regeln und Fehlerprotokolle zentral verwaltet
Grenzen
Direkte API-Anbindung
Schwer erweiterbar bei weiteren Vertriebskanälen oder komplexen Datenumwandlungen
Middleware-Plattform
Zusätzliche Softwarekomponente in der Systemlandschaft
Ausfallsicherheit von Shop-Schnittstellen
Viele Standard-Schnittstellen scheitern nicht im normalen Alltag, sondern bei Lastspitzen wie am Black Friday oder bei vorübergehenden Serverausfällen im ERP-System. Eine sorgfältig entwickelte Systemintegration ist deshalb auf solche Störungen vorbereitet, man spricht von Resilienz. Bestellungen gehen auch dann nicht verloren, wenn ein angebundenes System kurzzeitig nicht erreichbar ist. Fehlerhafte Übertragungen werden erkannt und automatisch wiederholt, statt unbemerkt Lücken im Datenbestand zu hinterlassen. Drei technische Grundlagen sorgen dafür, dass Ihre Datenflüsse auch unter Last stabil bleiben.
Ist das ERP-System wegen Wartung oder Störung nicht erreichbar, werden eingehende Bestellungen in Warteschlangen (Queues) zwischengespeichert. Sobald das System wieder online ist, werden sie automatisch nachverarbeitet.
Idempotenz stellt sicher, dass ein mehrfach gesendeter Datensatz im Zielsystem genau einmal verarbeitet wird. Doppelte Buchungen werden so verhindert.
Fehlgeschlagene Übertragungen werden in zunehmenden Zeitabständen erneut ausgeführt (Exponential Backoff). Ein Fehler-Monitoring benachrichtigt das IT-Team sofort bei Übertragungsstopps.
B2B-Preislisten und Kundengruppen übertragen
Im B2B-Handel und im produzierenden Gewerbe stellen Schnittstellen besondere Anforderungen. Statt einheitlicher Endkundenpreise müssen kundenindividuelle Preislisten, gestaffelte Rabatte, Netto- und Bruttologiken, Freigabeprozesse und eigene Zahlungskonditionen automatisch aus dem ERP in den Shop übertragen werden. Wir planen die Integrationsarchitektur so, dass diese mehrdimensionalen Preisstrukturen und B2B-Kundengruppen zuverlässig im Shop abgebildet werden. Geschäftskunden sehen nach der Anmeldung im Shop oder im B2B-Portal ihre eigenen Preise und Konditionen, ohne dass diese im Shop von Hand gepflegt werden. Die doppelte Pflege von Preisen in ERP und Shop entfällt damit.
Welche Integrationsarchitektur passt zu Ihnen?
Ob direkte Anbindung oder Middleware: Jede Systemlandschaft stellt eigene Anforderungen an Datenhoheit, B2B-Preise und Ausfallsicherheit. In einem Workshop zur Datenzuordnung (Mapping-Workshop) analysieren wir Ihre bestehenden Datenflüsse, zeigen Fehlerquellen auf und legen den technischen Fahrplan fest.
Systemlandschaft analysieren lassenShop-Systemintegration mit MONOBUNT
Ob eine Shop-Systemintegration im Alltag zuverlässig läuft, hängt weniger an der Programmierung als an zwei Fragen. Ist vorher genau festgelegt, welches System welche Daten führt? Und hält die Schnittstelle auch dann, wenn ein System ausfällt oder die Bestellungen kurzfristig stark ansteigen? Unser Vorgehen ist darauf ausgerichtet, diese Risiken vor dem Livegang zu erkennen, statt sie im laufenden Betrieb zu beheben. Sie wissen vor Beginn der Entwicklung, was die Integration leisten wird, und sehen vor dem Start, wie sie sich unter Belastung verhält. Nach dem Go-live bleibt ein fester Ansprechpartner erreichbar, bis alle Abläufe stabil laufen.
Festgelegte Datenhoheiten und Sonderfälle wie Stornos oder Teillieferungen, bevor entwickelt wird.
Warteschlangen und automatische Wiederholung, damit bei Störungen keine Bestellung verloren geht.
Retouren, Lastspitzen und Serverausfälle in der Testumgebung simuliert, ohne Risiko für echte Bestellungen.
Intensive Betreuung nach dem Go-live, Auffälligkeiten werden früh erkannt und behoben.
Ist-Analyse und Schnittstellenkonzept
Jedes Integrationsprojekt beginnt mit einer Analyse der bestehenden Systemlandschaft und einer Prozessanalyse der betroffenen Geschäftsprozesse. In einem Mapping-Workshop, direkt bei Ihnen im Unternehmen oder digital, erfassen wir Quellsysteme, Datenmodelle und Datenhoheiten. Dazu kommen Sonderfälle wie Verpackungseinheiten, Stornos oder Teillieferungen, die in der Schnittstelle berücksichtigt werden müssen. Das Ergebnis ist ein detailliertes Schnittstellenkonzept, das zeigt, welche Daten zwischen welchen Systemen in welche Richtung fließen. Es dient als verbindlicher Bauplan für die Entwicklung.
Mit dem Schnittstellenkonzept ist vor Beginn der Entwicklung geklärt, wie Ihre Systeme zusammenarbeiten. Sonderfälle werden früh erkannt und nicht erst im Live-Betrieb. Entwicklung und Tests stützen sich auf dieselbe, gemeinsam abgestimmte Grundlage.
Systemlandschaft erfasst
Datenhoheiten festgelegt
Sonderfälle berücksichtigt
Schnittstellenkonzept als Bauplan
Schnittstellen-Entwicklung und Middleware-Aufbau
Auf Basis des Schnittstellenkonzepts folgt die Software-Implementierung. Schnittstellen werden programmiert und die Datenfelder der beteiligten Systeme einander zugeordnet (Mapping). Transformationsregeln legen fest, wie Daten umgewandelt werden, damit das Zielsystem sie verarbeiten kann. Wo eine Middleware zum Einsatz kommt, bauen wir die nötigen Komponenten auf und richten Warteschlangen, automatische Wiederholungen und Fehlerprotokolle ein. So ist die Integration von Beginn an auf Lastspitzen und Ausfälle vorbereitet.
Die Integration bildet die in der Analyse festgelegten Datenflüsse und Datenhoheiten vollständig ab. Durch Warteschlangen und automatische Wiederholung gehen bei Störungen keine Bestellungen verloren. Fehlerprotokolle machen sichtbar, wenn eine Übertragung nicht funktioniert hat.
Schnittstellen umgesetzt
Datenfelder zugeordnet
Transformationsregeln definiert
Fehlerprotokolle aktiv
Staging-Tests vor dem Go-live
Vor dem Livegang durchläuft die Integration ausführliche Ende-zu-Ende-Tests auf einer isolierten Staging-Umgebung. Das ist eine Testumgebung, die vom Live-Shop getrennt ist, sodass Tests keine Auswirkungen auf echte Bestellungen haben. Simuliert werden reale Szenarien mit Testdaten, von regulären Bestellungen über Retouren bis zu künstlich erzeugten Lastspitzen und Serverausfällen. Dabei zeigt sich, ob Warteschlangen und automatische Wiederholungen wie vorgesehen greifen. Erst wenn alle Szenarien fehlerfrei durchlaufen, wird die Integration zur Abnahme freigegeben.
Die Tests zeigen vor dem Go-live, wie sich die Integration im Alltag und unter Belastung verhält. Fehler in Zuordnungen oder Abläufen werden behoben, bevor sie echte Bestellungen betreffen. Ihr Team startet mit Schnittstellen, auf die es sich verlassen kann.
Bestellabläufe getestet
Retouren geprüft
Lastspitzen simuliert
Ausfallverhalten geprüft
Go-live und Hypercare-Phase
Nach der erfolgreichen Abnahme erfolgt der kontrollierte Go-live. In der anschließenden Hypercare-Phase, einer Zeit besonders intensiver Betreuung, überwachen wir alle Datenflüsse und Prozesse genau. Auffälligkeiten werden so früh erkannt und behoben, bevor sie den Betrieb beeinträchtigen. Als Digitalagentur mit Sitz in Ried im Innkreis sind wir für Unternehmen in Oberösterreich und ganz Österreich direkt erreichbar. Kurze Wege und persönliche Betreuung auf Augenhöhe erleichtern den Übergang in den Live-Betrieb.
Die Hypercare-Phase sichert den Übergang vom Testbetrieb in den Alltag ab. Ihr Team hat in dieser Zeit einen direkten Ansprechpartner für Rückfragen. Danach laufen Bestellungen, Bestände und Stammdaten automatisch zwischen Ihren Systemen.
Integration abgenommen
Live-Betrieb gestartet
Datenflüsse überwacht
Persönlicher Ansprechpartner
MONOBUNT: Ihr Partner für Shop-Systemintegrationen
Eine Shop-Systemintegration betrifft immer zwei Seiten zugleich: den Onlineshop und die kaufmännischen Abläufe in Warenwirtschaft und Buchhaltung. MONOBUNT bringt für beide Seiten Erfahrung mit, im E-Commerce mit Shopsystemen wie Shopware und Shopify ebenso wie mit der Software-Landschaft in Österreich, etwa BMD und Odoo. Bei Odoo sind wir Partner. Seit über 20 Jahren setzen wir digitale Projekte um, von der Analyse bis zur technischen Umsetzung. Ein fester Ansprechpartner begleitet Ihr Projekt vom Mapping-Workshop bis nach dem Go-live. Rückfragen landen damit bei jemandem, der Ihre Systeme und Datenflüsse bereits kennt. In Oberösterreich findet der Workshop auf Wunsch direkt in Ihrem Unternehmen statt, dort, wo täglich mit Shop und ERP gearbeitet wird. Für Unternehmen in ganz Österreich ist er ebenso per Videocall möglich.
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Ausgewählte Fallstudien von MONOBUNT
Sie planen eine Shop-Systemintegration?
Ob Sie erstmals Webshop und ERP verbinden oder weitere Systeme wie CRM, PIM oder Kassensystem anbinden möchten: Schildern Sie uns kurz Ihre Ausgangslage. Wir melden uns persönlich bei Ihnen, vor Ort in Ried im Innkreis oder per Videocall. Im Gespräch klären wir Ihre aktuelle Systemlandschaft und die nächsten Schritte für eine verlässliche Schnittstellen-Lösung.
Häufige Fragen zur Systemintegration
Was ist eine Shop-Systemintegration?
Eine Shop-Systemintegration ist die automatisierte Verbindung eines Webshops mit Unternehmenssystemen wie ERP, CRM, PIM oder Kassensystem. Artikel, Preise, Bestände und Bestellungen werden dabei ohne manuelle Eingabe zwischen den Systemen ausgetauscht, in Echtzeit oder in festgelegten Intervallen.
Wie wird ein Onlineshop mit einem ERP-System verbunden?
Ein Onlineshop wird entweder direkt über eine Schnittstelle (API) oder über eine Middleware mit dem ERP-System verbunden. Vorher wird für jedes Datenfeld festgelegt, welches System führend ist. Odoo wird zum Beispiel über REST-API oder XML-RPC angebunden, an BMD werden Shop-Bestellungen als fertige Buchungs- oder Auftragsbelege übergeben.
Ist eine API-Schnittstelle oder eine Middleware besser?
Für eine Verbindung zwischen genau zwei Systemen reicht meist eine direkte Anbindung über eine REST-API. Sobald mehrere Vertriebskanäle, Marktplätze, ERP-Systeme oder komplexe B2B-Regeln eingebunden werden, bietet eine Middleware wie SyncSpider mehr Flexibilität, eine zentrale Fehlerkontrolle und eine bessere langfristige Wartbarkeit.
Wie werden Überverkäufe im Onlineshop verhindert?
Überverkäufe werden durch eine automatische Bestandssynchronisation verhindert, bei der das ERP-System die führende Quelle für Lagerbestände ist. Kurze Synchronisationsintervalle, die Berücksichtigung reservierter Mengen und kleine Sicherheitsbestände sorgen zusätzlich dafür, dass nur verfügbare Artikel verkauft werden.
Was passiert mit Bestellungen, wenn das ERP-System offline ist?
Bestellungen gehen nicht verloren, wenn das ERP-System kurzzeitig nicht erreichbar ist. Sie werden im Shop oder in der Middleware in Warteschlangen (Queues) zwischengespeichert. Sobald das ERP-System wieder erreichbar ist, werden alle wartenden Aufträge automatisch und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet.
Wie werden Kundendaten DSGVO-konform zwischen Shop und CRM übertragen?
Kundendaten werden DSGVO-konform übertragen, indem Marketing-Einwilligungen, Löschanfragen und Kundenstammdaten bei der Synchronisation rechtssicher verarbeitet werden. Abgesichert wird die Verarbeitung durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).
Können B2B-Preislisten automatisch in den Webshop übertragen werden?
Ja, kundenindividuelle Preislisten, gestaffelte Rabatte, Zahlungskonditionen und Freigabeprozesse lassen sich automatisch aus dem ERP-System in den Webshop übertragen. Die Integrationsarchitektur wird dafür so geplant, dass sie auch mehrdimensionale Preisstrukturen und B2B-Kundengruppen zuverlässig abbildet.
Gibt es persönliche Ansprechpartner für Systemintegrationen in Oberösterreich?
Ja. MONOBUNT sitzt in Ried im Innkreis und arbeitet seit über 20 Jahren an digitalen Projekten. Sie haben einen festen Ansprechpartner, Mapping-Workshops finden auf Wunsch direkt in Ihrem Unternehmen in Oberösterreich oder digital statt.
Weitere Leistungen von MONOBUNT
Entwicklung und Relaunch von Onlineshops auf Shopware, Shopify und WooCommerce.
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Strukturierter Sales-Prozess und zentrale Kundendaten, von der Systemauswahl bis zur Schulung Ihres Teams.
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