Pipedrive
Pipedrive ist ein cloudbasiertes Vertriebs-CRM mit Fokus auf Pipeline-Management. Deals, Kontakte und Vertriebsaktivitäten laufen an einem Ort zusammen, der KI-gestützte Sales Assistant unterstützt bei Priorisierung und Auswertung.
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Ein unstrukturierter Vertriebsprozess kostet Unternehmen täglich Abschlüsse: Leads gehen in E-Mail-Postfächern verloren, Notizen fehlen, die Transparenz im Team sinkt. Pipedrive setzt genau hier an und macht den Vertriebsprozess als visuelle Pipeline sichtbar, statt ihn über Excel-Tabellen und verstreute Notizen zu verwalten. Für Unternehmen in Oberösterreich und im gesamten österreichischen Bundesgebiet bedeutet das ein System, das ohne lange Einarbeitung direkt im Tagesgeschäft nutzbar ist. Eine strukturierte CRM Einführung bündelt dabei sämtliche Kundenkontakte an einem zentralen Ort und macht Abschlusswahrscheinlichkeiten anhand belastbarer Daten einschätzbar statt nach Bauchgefühl.
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Was ist Pipedrive?
Pipedrive ist eine cloudbasierte Vertriebssoftware und CRM-Plattform, die speziell für das aktivitätsbasierte Pipeline-Management im B2B- und B2C-Vertrieb entwickelt wurde. Die Software visualisiert den Verkaufsprozess als Kanban-Pipeline, strukturiert Kundenkontakte und automatisiert wiederkehrende Arbeitsabläufe ohne zusätzlichen IT-Aufwand. Pipedrive wurde 2010 von Vertriebsprofis in Tallinn, Estland, gegründet, mit dem Ziel, eine Software zu schaffen, die sich an den täglichen Bedürfnissen operativer Vertriebsmitarbeiter orientiert statt an Kontrollbedürfnissen des Managements. Die Plattform zählt heute zu den etablierten Lösungen für Pipeline-Management und wird nach Angaben des Anbieters von über 100.000 Unternehmen weltweit in 179 Ländern eingesetzt. Ein Deal wird bei Pipedrive nicht durch Abwarten gewonnen, sondern durch konkrete Aktivitäten: ein Telefonat, ein Angebot, ein vereinbarter Termin. Deals ohne geplante Folgeaktivität werden in der Pipeline sichtbar markiert, sodass Geschäfte nicht durch Vergessen im Sande verlaufen.
Pipedrive: Die wichtigsten Fakten im Überblick
Pipedrive ist ein cloudbasiertes Vertriebs-CRM, gegründet 2010 in Tallinn, Estland. Der Hauptsitz liegt heute in New York, für EU-Kunden speichert Pipedrive die Daten auf Wunsch in Frankfurt am Main. Die Plattform ist nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Typ II und SOC 3 Typ II zertifiziert.
100.000+
Unternehmen weltweit nutzen Pipedrive
2010
gegründet in Tallinn, Estland
Frankfurt
Datenspeicherung für EU-Kunden auf Wunsch
ISO 27001
plus ISO 27701, SOC 2 und SOC 3
Pipedrive Preise und Tarife im Überblick
Pipedrive bietet mehrere Tarifstufen bei jährlicher Abrechnung an. Diese reichen von der Basis-Pipeline bis zu unbegrenzten Deals und erweiterten Sicherheitsfunktionen. Der Essential-Tarif eignet sich für den Einstieg und deckt Deal- und Kontaktverwaltung sowie einfache Kalendersynchronisation ab. Optionale Erweiterungen wie Chat-Funktionen oder automatisierte Dokumentenerstellung verursachen zusätzliche monatliche Kosten. MONOBUNT analysiert den tatsächlichen Bedarf im Vorfeld und berechnet die echten Betriebskosten inklusive notwendiger Add-ons, damit die Tarifwahl zum Budget passt.
01
EssentialAb 14 Euro pro Nutzer und Monat. Deal- und Kontaktverwaltung, Kalendersynchronisation, einfacher Produktkatalog.
02
AdvancedAb 29 Euro pro Nutzer und Monat. Zusätzlich Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisation, E-Mail-Vorlagen, einfache Automatisierungen.
03
Professional und höherAb 49 Euro pro Nutzer und Monat. Umsatzprognosen, Formelfelder, digitale Signaturen, bis hin zu unbegrenzten Deals in den höchsten Stufen.
Pipedrive und DSGVO: Datenschutz in der Praxis
Für Unternehmen in Österreich ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein geschäftskritischer Faktor. Pipedrive bietet EU-Kunden dafür ein Rechenzentrum in Frankfurt am Main an, wodurch die Datenhaltung im europäischen Wirtschaftsraum bleibt. Ergänzend lässt sich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach EU-Sicherheitsstandards direkt über das Pipedrive-Konto abschließen, und die Plattform ist nach Herstellerangaben zusätzlich nach ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Typ II und SOC 3 Typ II zertifiziert. Da die Muttergesellschaft Pipedrive Inc. ihren Hauptsitz in den USA hat, unterliegt sie allerdings US-Rechtsvorschriften wie dem CLOUD Act. MONOBUNT berät Unternehmen deshalb zu risikominimierenden Setups und bindet auf Wunsch datenschutzfreundliche Partner-Apps an.
Pipedrive im Vergleich zu HubSpot und Salesforce
Pipedrive wird im Alltag häufig neben HubSpot und Salesforce genannt, da alle drei Systeme vollwertige Vertriebs-CRMs sind. Der Unterschied liegt vor allem in Einrichtungsaufwand, Preisstruktur und Funktionstiefe: Salesforce gilt als besonders mächtiges, aber auch komplexes Enterprise-System, dessen Einrichtung entsprechend mehr Zeit erfordert. HubSpot punktet mit einem breiten Marketing-Ökosystem, verlangt für den vollen CRM-Funktionsumfang aber oft den Umstieg auf höhere Tarifstufen. Pipedrive positioniert sich dazwischen: ein vollständiges Vertriebs-CRM mit KI-Unterstützung durch den Sales Assistant bereits in den unteren Tarifstufen, bei einer im Vergleich kürzeren Einarbeitungszeit. Pipedrive wird gelegentlich mit Systemen wie Freshsales verwechselt, da beide auf reines Pipeline- und Deal-Management für den Vertrieb setzen. Der Unterschied liegt vor allem in Integrationstiefe und nativen Zusatzfunktionen. Freshsales bringt beispielsweise native Cloud-Telefonie direkt aus dem Freshworks-Ökosystem mit. Pipedrive CRM setzt dagegen stärker auf die Anbindung externer Telefonie- und Kommunikationstools über Schnittstellen.
Ob Pipedrive zu Ihrer Teamgröße, Ihren Vertriebsphasen und bestehenden Systemen passt, lässt sich am besten im persönlichen Gespräch klären.
Was Pipedrive im Funktionsumfang leistet
Pipedrive vereint mehrere Werkzeuge für Pipeline- und Kontaktmanagement auf einer Plattform. Jede der folgenden Funktionen deckt einen eigenständigen Teil des Vertriebsprozesses ab, von der Priorisierung eingehender Leads bis zur Dokumentation im Außendienst. Entscheidend ist dabei weniger die einzelne Funktion als das Zusammenspiel: Weil Kontaktdaten, Kommunikationsverlauf und Pipeline-Status in einem System liegen, entfällt der manuelle Abgleich zwischen mehreren Tools. Die folgenden vier Bausteine im Überblick, bevor die einzelnen Funktionen im Anschluss vertieft werden:
Aktivitätenbasiertes Verkaufen
Jeder Deal ist mit einer geplanten Folgeaktivität verknüpft, unerledigte Deals werden sichtbar markiert.
Visuelle Pipelines
Deals als Kanban-Karten, per Drag-and-Drop zwischen Vertriebsphasen verschiebbar.
KI-gestützte Auswertung
Der Sales Assistant bewertet Kontakte automatisch und schlägt die nächste Aktivität vor.
Zentrale Kommunikation
E-Mails, Anrufe und Termine werden automatisch dem passenden Deal und Kontakt zugeordnet.
Aktivitätenbasiertes Verkaufen
Der Kern der Pipedrive-Methodik ist die Fokussierung auf Aktivitäten: Ein Deal wird nicht durch Abwarten gewonnen, sondern durch konkrete Handlungen wie ein geplantes Telefonat oder ein versendetes Angebot. Pipedrive fordert nach jedem Arbeitsschritt aktiv dazu auf, die nächste Folgeaktivität zu planen. Deals ohne geplante Aktivität werden in der Pipeline sofort sichtbar markiert, das verhindert, dass Geschäfte durch Inaktivität im Sande verlaufen.
Pflicht-Folgeaktivität je Deal
Visuelle Markierung bei Inaktivität
Kanban-Pipeline per Drag-and-Drop
Mehrere parallele Pipelines
E-Mail-Synchronisation und Kalender
In den höheren Tarifen bietet Pipedrive eine Zwei-Wege-Synchronisation mit Outlook, Exchange und Gmail. Jede E-Mail an einen Kunden wird automatisch dem passenden Deal und Kontakt zugeordnet und in einer chronologischen Zeitleiste dokumentiert. Das sichert eine lückenlose Kommunikation und ermöglicht es Teammitgliedern, bei Abwesenheit ohne Informationsverlust einzuspringen. Über die Kalender-Synchronisation lassen sich Kundentermine direkt im CRM planen und nachverfolgen.
Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisation
Automatische Zuordnung zu Deals
Chronologische Kommunikationshistorie
Kalender-Synchronisation
Automatisierung und KI-gestützter Sales Assistant
Mit dem Workflow-Builder lassen sich Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse erstellen: Verschiebt sich ein Deal etwa in die Phase Angebot erstellt, legt das System automatisch eine Erinnerung für ein Folgetelefonat an. Der KI-gestützte Sales Assistant wertet historische Vertriebsmuster aus, gibt Empfehlungen zur Priorisierung von Deals und unterstützt bei der Formulierung personalisierter Kundenanschreiben.
Workflow-Builder ohne Programmierung
Automatische Erinnerungsaufgaben
Prädiktives Lead-Scoring
KI-Textvorschläge für E-Mails
Passen die Pipedrive-Funktionen zu Ihrem Vertriebsprozess?
Wir ordnen gemeinsam ein, ob Pipedrive zu Ihrem Team und Ihren Abläufen passt.
Kurzes Gespräch vereinbarenPipedrive und die Anbindung an KI-Systeme
Vertriebssoftware entwickelt sich zunehmend in Richtung offener Schnittstellen für KI-Systeme. Das Model Context Protocol (MCP) ist ein solcher offener Schnittstellen-Standard, der es ermöglicht, generative KI-Anwendungen direkt mit einer CRM-Infrastruktur zu verbinden. Über eine MCP-Anbindung können KI-Systeme Kundendaten und Vertriebsaktivitäten auswerten, ohne dass sensible CRM-Daten zwingend an externe Cloud-Dienste übertragen werden müssen. Das ist vor allem für Unternehmen relevant, die hohe Anforderungen an Datensicherheit stellen.
Automatische Lead-Qualifizierung: eine Entwicklung im Blick. Anbieter wie Pipedrive kündigen für die kommenden Versionen zunehmend autonome KI-Assistenten an. Diese sollen Routineaufgaben im Lead-Management übernehmen, etwa die automatische Qualifizierung eingehender Web-Leads oder die Anreicherung von Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Quellen. Diese Funktionen befinden sich nach Stand des Ausgangsmaterials in Entwicklung. MONOBUNT beobachtet diese Entwicklung und bindet neue KI-Funktionen ein, sobald sie im jeweiligen Tarif verfügbar sind.
Pipedrive im Zusammenspiel mit anderen Tools
Ein modernes CRM darf keine isolierte Dateninsel sein. Pipedrive lässt sich über native Integrationen und offene Schnittstellen an bestehende IT-Infrastruktur anbinden, etwa für E-Mail und Kalender, Kommunikation im Team oder Buchhaltung. Für die Anbindung an Shop- oder ERP-Systeme kommen dafür in der Regel Middleware-Lösungen infrage, als Middleware setzt MONOBUNT auf SyncSpider.
Bei einem B2B-Großhandelskunden aus dem Innviertel etwa ließ sich die bisherige Excel-basierte Leadverwaltung durch ein Pipedrive-Setup mit klar getrennten Pipelines je Produktlinie ersetzen. Entscheidend war dabei weniger die Software selbst, sondern die saubere Migration der Altdaten und ein Feld-Mapping, das zur bestehenden Vertriebslogik passte, nicht umgekehrt.
E-Mail-Integration (Outlook, Gmail)
Kalender-Synchronisation
Team-Kommunikation und Terminbuchung
Offene API für individuelle Schnittstellen
MONOBUNT als Pipedrive Partner in Österreich
MONOBUNT begleitet seit über 20 Jahren Unternehmen in Oberösterreich und darüber hinaus in ganz Österreich bei der Einführung digitaler Systeme. Mit Sitz in Ried im Innkreis ist die Agentur auch persönlich vor Ort im Innviertel erreichbar. Bei Pipedrive-Projekten liegt der Schwerpunkt auf der sauberen Migration von Altdaten aus Excel-Tabellen oder Vorsystemen, inklusive Dublettenprüfung und Feld-Mapping. Dazu kommen das Customizing von Pflichtfeldern und Deal-Phasen sowie die DSGVO-konforme Konfiguration von Zugriffsrechten. Diese Praxiserfahrung aus zahlreichen Pipedrive-Projekten in Oberösterreich fließt direkt in jede Implementierung ein, von der ersten Bedarfsanalyse bis zur laufenden Betreuung nach Go-live.
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Sie überlegen, Pipedrive für Ihr Unternehmen einzuführen, oder möchten wissen, ob das System zu Ihrem Vertriebsprozess passt? Schicken Sie uns über das Formular eine kurze Nachricht zu Ihrem Vorhaben. Wir melden uns zeitnah persönlich zurück und besprechen die nächsten Schritte.
Häufige Fragen zu Pipedrive (FAQ)
Was kostet Pipedrive im Monat?
Pipedrive startet bei 14 Euro pro Nutzer und Monat im Essential-Tarif bei jährlicher Zahlungsweise. Ein für KMU-Vertriebsteams praxistauglicher Funktionsumfang ist ab dem Advanced-Tarif für 29 Euro pro Nutzer und Monat verfügbar.
Ist Pipedrive DSGVO-konform nutzbar?
Ja, Pipedrive lässt sich datenschutzkonform betreiben. Der Anbieter bietet ein europäisches Hosting im Rechenzentrum in Frankfurt am Main sowie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach EU-Sicherheitsstandards an.
Was ist besser: HubSpot oder Pipedrive?
Das hängt vom strategischen Fokus ab. Pipedrive ist eine schlanke Lösung für Unternehmen, die ihre aktiven Vertriebsprozesse strukturieren wollen. HubSpot bietet eine breitere, komplexere All-in-One-Suite mit zusätzlichen Content-Marketing- und Serviceumfängen.
Wie lange dauert ein Pipedrive CRM Setup?
Die technische Ersteinrichtung und die Definition der wichtigsten Pipelines sind oft innerhalb von 1 bis 3 Tagen erledigt. Eine vollständige Implementierung inklusive Datenmigration und Teamschulung nimmt in der Regel 2 bis 4 Wochen in Anspruch.
Kann Pipedrive mit anderen Tools verbunden werden?
Pipedrive bietet native Integrationen zu E-Mail-Anbietern wie Outlook und Gmail, eine offene REST-API sowie ein Model Context Protocol (MCP) für die Anbindung an Projektmanagement- oder ERP-Systeme.
Eignet sich Pipedrive auch für den Kundenservice?
Nein, Pipedrive ist als Vertriebs-CRM konzipiert. Für Kundensupport und Ticketverwaltung nach dem Verkaufsabschluss sind spezialisierte Service-Systeme wie Zendesk oder Freshdesk besser geeignet.
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